دبیرخانه رویداد ها را می توان هسته مرکزی و قلب تپنده یک رویداد دانست و معمولا اولین و مهمترین مورد برای برگزاری یک رویداد راه اندازی دبیرخانه می باشد. به عبارت دیگر اولین قدم اجرایی بعد از طراحی و سازماندهی برای برگزاری یک رویداد راه اندازی دبیرخانه مرکزی می باشد.
را اندازی دبیرخانه شامل دو بخش می باشد:
1- تامین تجهیزات سخت افزاری مورد نیاز برای اجرای رویداد شامل سیستم های کامپیوتری، تلفن، فکس، پرینتر، اسکنر، میز و صندلی و ...
2- نیروی انسانی با تجربه و حرفه ای که متخصص اجرای رویداد ها باشند.

معمولا تامین این تجهیزات و نیروی انسانی مجرب برای سازمان ها و ارگان ها کار بسیار دشواری می باشد. از این رو برای اجرای رویداد ها و راه اندازی دبیرخانه حرفه ای به سراغ شرکت های مدیریت برگزاری رویداد خواهند رفت.

لازم به ذکر است گروه مدیریت برگزاری رویداد آریاراد به عنوان یکی از حرفه ای ترین شرکت ها در مدیریت دبیرخانه رویدادها  می تواند بهترین گزینه برای انجام امور باشد.

بنابراین گروه آریاراد خدمات زیر را در راستای مدیریت دبیرخانه رویداد ها ارائه می نماید

• جمع آوری اطلاعات مجموعه های مرتبط با رویداد
• تولید محتوا
• جذب حمایت های مالی و معنوی
• تبلیغات و اطلاع رسانی رویداد ( راه اندازی کمپین های تبلیغاتی)
• جذب مخاطب و کلیه امور مربوط به ثبت نام
• پشتیبانی و ارتباط با شرکت کنندگان در رویداد
• نامه نگاری و پیگیری های مخصوص رویداد
• کلیه امور مربروط به دریافت و طبقه بندی آثار
• برگزای جلسات کمیته راهبردی، علمی و سیساست گذاری
• پیگری مطالبات مالی و مدیریت هزینه ها
• تهیه و تدوین کتاب و سی دی اطلاعات رویداد
• برنامه ریزی اجرایی در روزهای برگزاری رویداد
• توزیع فراخوان و ارسال پوستر رویداد به تمام مراکز دانشگاهی، صنعتی،تحقیقاتی و غیره
• تنظیم لیست افراد متقاضی اسکان و معرفی به هتل‌های سطح شهر با هماهنگی کمیته اجرایی
• تهیه‌ و تنظیم گواهینامه ها
• دعوت از مسئولین و مقامات استان و اساتید دانشگاه‌ها
• صدور کارت شناسایی شرکت‌کنندگان و مدعوین